Исследование видов контроля за исполнением бюджетов коммерческой организации

Авторы: Богатая Оксана Александровна

.

Рубрика: Экономические науки

Страницы: 18-24

Объём: 0,46

Опубликовано в: «Наука без границ» № 2 (19), февраль 2018

Скачать электронную версию журнала

Библиографическое описание: Богатая О. А. Исследование видов контроля за исполнением бюджетов коммерческой организации // Наука без границ. 2018. № 2 (19). С. 18-24.

Аннотация: В настоящее время перед организациями все острее встают проблемы более эффективного управления деятельностью, требующие решения стратегических, тактических и текущих задач, обеспечивающих их стабильность и экономический рост. Успешное решение указанных задач возможно с помощью надежного информационного обеспечения функций планирования, контроля и принятия управленческих решений, в качестве которого выступает управленческий учет. Одним из эффективных методов управленческого учета является бюджетирование. Контроль является неотъемлемой и важнейшей частью эффективной реализации бюджетного управления. В ходе исследования обоснована целесообразность осуществления контроля на всех этапах бюджетного контроля, систематизированы основные этапы и направления контроля в коммерческих организациях, охарактеризована отчетная форма контроля и ее показатели. 

Управление расходами с целью их оптимизации во все времена являлось актуальной проблемой для любой коммерческой организации. Одним из эффективных методов такого управления выступает система внутрифирменного бюджетирования, для успешного функционирования которой необходимо уделять должное внимание системе контроля и мотивации. Отличительной особенностью контроля за исполнением бюджетов является осознание всеми участниками бюджетного процесса целей, стоящих перед организацией и ее отдельными сегментами.

Вопросы контроля исполнения бюджетов широко представлены в исследованиях таких авторов, как Н. Д. Врублевский, В. Б. Ивашкевич, Т. П. Карпова, О. Е. Николаева, С.А. Николаева, В. Ф. Палий и другие. Однако анализ научной литературы позволил сделать вывод о том, что исследования недостаточно полны: остаются вопросы технологии, осуществления бюджетного контроля, которые, по нашему мнению, ограничиваются лишь краткой характеристикой каждого его вида. Безусловный интерес в части исследования вопросов и проблем сущности контрольных процедур представляют работы В. Б. Ивашкевича и В. П. Савчука, мнения которых мы разделяем. Объединение двух подходов, изложенных в трудах этих авторов, позволит осуществлять более полный контроль исполнения бюджетов коммерческих организаций.

По мнению В. Б. Ивашкевича, бюджетирование неразрывно связано с предварительным, текущим и последующим контролем. Так, до начала исполнения бюджета осуществляется предварительный контроль, задача которого установить, какие трудности, препятствующие выполнению бюджетов, могут возникнуть. В ходе предварительного контроля проводится оценка ожидаемых продаж и выпуска продукции, рассматриваются необходимые для этого материальные, трудовые, финансовые и инвестиционные ресурсы:

  • материальные затраты – для целей контроля проводится расчет необходимых запасов сырья, материалов, инструментов на уровне, обеспечивающем бесперебойную работу организации, без создания излишков запасов. В итоге формируется оптимальный бюджет закупок и расходования материальных ресурсов;
  • трудовые ресурсы – контроль осуществляется путем тщательного анализа деловых, профессиональных качеств и навыков работников. Такой контроль включает также проверку соотношения постоянных и временных работников, расчет оптимальной численности персонала, оценку стоимости рабочей силы для включения ее в бюджеты затрат на содержание персонала;
  • финансовые средства – главной задачей данного направления контроля выступает обеспечение платежеспособности организации, проведение эффективной политики по привлечению заемных средств, размещению свободных денежных средств и оптимизации их остатка в кассе и на расчетных счетах;
  • предполагаемые инвестиции - проводится комплексный анализ каждого инвестиционного проекта и рисков с ним связанных [1, с. 448].

В условиях позаказного метода учета затрат предварительный контроль осуществляется путем сравнения данных представленных смет, подписанных договоров, калькуляции и плана производства с данными, заложенными каждым центром финансовой ответственности в свой бюджет и их влияние на мастер-бюджет.

Следует отметить, что в ходе предварительного контроля используют количественные и качественные процедуры (табл. 1). Применение качественных процедур контроля в ходе периодических проверок приемов бюджетирования позволит подтвердить доверие ко всей бюджетно-учетной модели организации и качество ее функционирования. После их применения появляется объективная возможность проверить и оценить наполняемость бюджетных форм и подтвердить реальность бюджетных показателей в них. Результаты анализа каждого пункта, в свою очередь, станут надежной базой для анализа объективности утвержденных бюджетов, подтвердят уровень контроля.

Таблица 1

Перечень основных качественных процедур предварительного управленческого контроля бюджетной системы организации

№ п/п

Цель контроля

Перечень основных контрольных процедур

Проверка знаний внутреннего стандарта по бюджетированию

Тестирование работников, отвечающих за формирование бюджета в подразделениях, по ключевым статьям стандарта

Проверка возможностей оперативной передачи информации бюджетного комитета

Изучение документооборота по движению бюджетных форм с момента их разработки до получения на местах исполнения

Объективное распределение зон ответственности

Инвентаризация статей расходов и доходов и наличие в структуре организации ответственных за каждую из них

Подтверждение эффективности информации, формируемой в бюджетных формах

Изучение и оценка применяемых форматов бюджетно-отчетных форм

5

Оценка человеческого фактора в системе управления

Изучение и оценка системы мотивации за достигнутые показатели в подразделениях

Объективность целевых ориентиров в бюджетной модели

Оценка периодичности пересмотра норм и нормативов (смет, лимитов), проверка наличия функций по контролю нормативной базы в должностных инструкциях конкретных работников

7

Контроль ответственности за формирование бюджетных показателей

Оценка в динамике систематически возникающих существенных отклонений по группам показателей без объективных на то причин и выявление ответственных за составление необоснованных бюджетов

8

Оценка системы повышения квалификации управленческих работников, задействованных в процессе бюджетирования

Изучение периодичности повышения квалификации по проблемам совершенствования приемов управления

Контроль затрат на поддержание системы бюджетирования

Оценка объективности расходов на исполнение  функций по поддержанию бюджетного механизма и выявление его объективной стоимости в общих расходах на управление

10.  

Контроль методологии бюджетирования

Оценка методики расчета прогнозируемой себестоимости продукции, незавершенного производства, алгоритма формирования остатков средств и источников в бюджетном балансе, полнота статей в бюджете движения денежных средств

Текущий бюджетный контроль основан на обратной связи через систему учета и осуществляется непосредственно в ходе исполнения бюджета. Обратная связь по своему характеру может быть непрерывной и периодической. Так, непрерывная связь позволяет ежедневно контролировать исполнение бюджетов, что приобретает особую актуальность при осуществлении проектов по созданию нового продукта и при решении задач, связанных со значительным привлечением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Например, в условиях позаказного производства текущий контроль осуществляется уже на этапе открытия заказа. Бюджетный распорядитель (директор или его заместитель) и бюджетный администратор (руководитель отдела бюджетирования) согласуют каждый вновь открываемый заказ на соответствие бюджетным лимитам и присваивают номер бюджетного классификатора, т. е. строку бюджета, в которую попадет конечная стоимость выполняемых работ. При необходимости принимают решение о корректировках мастер-бюджета организации. Работы или закупки, а также платежи по ним осуществляются только при наличии действующего заказа. Периодическая связь позволяет оценить достигнутые результаты по исполнению бюджета на определенном этапе его реализации. Следует отметить, что независимо от характера обратной связи, она представлена в виде отчетов, периодичность подготовки и подробность которых зависят от уровня менеджмента, для которого они предназначены, вида центров ответственности и потребностей управления.

Одним из способов текущего контроля может выступать ежемесячное формирование отдельных бюджетных форм и бюджетов ЦФО с целью контроля соответствия запланированных и фактических результатов и проведения корректировок бюджета в течение текущего бюджетного цикла.

Кроме того, для целей текущего контроля определяют состав показателей, поддающихся корректировке, методику и последовательность ее осуществления. При этом основная задача и роль текущего бюджетного контроля заключается в том, чтобы осуществить корректирующие действия на показатели исполнения бюджета до того, когда они будут окончательно сформированы.

Следует отметить, что для обеспечения возможности проверки данных по всем контрольным показателям не исключено дополнительно использовать «Форму контрольных проверок». На нее выводятся все контрольные показатели, используемые в системе бюджетирования, в состав которых входят:

  1. Контроль прогнозного баланса представляет собой разницу между активом и пассивом Прогнозного баланса, является индикатором равенства.
  2. Проверка отсутствия кассовых разрывов в БДДС представляет собой проверку на наличие положительного остатка ДС на конец периода, если остаток ДС отрицательный (выбытия превышают поступления) и в БДДС появляется кассовый разрыв, который должен быть устранен.
  3. Контроль наличия выручки и себестоимости по контракту в периоде – данный показатель представляет результат проверки наличия себестоимости для контракта, по которому введена выручка. Для каждого контракта, по которому есть выручка, должна быть сформирована себестоимость.
  4. Контроль соответствия дебиторской и кредиторской задолженности в балансе осуществляется путем проверки соответствия суммы поступлений денежных средств по основной деятельности и дебиторской задолженности покупателей, сумме ожидаемой выручки по основной деятельности за вычетом полученных за период авансов.
  5. Контроль закупок и потребности в закупках представляет собой разницу между потребностью в закупке услуг или расходами на закупки.
  6. Превышение лимита косвенных затрат по заказам – сравнение суммы косвенных затрат с установленными в плановой калькуляции лимитами [3, с. 72-75].

Сэкономить время, требующееся для контроля за исполнением бюджетов, поможет система контроля (индикаторов), которая показывает, следует ли углубляться в проблему или повода для беспокойства пока нет. Для этого:

  1. Внедряют систему лимитов по утвержденным бюджетам и следят, чтобы они не превышались.
  2. Используют разные показатели для разных периодов, чтобы регулярный контроль исполнения бюджета не превращался в ежедневное изучение многостраничного отчета; для контролируемых показателей следует установить разные сроки.
  3. Формализуют комментарии к отражаемым в отчетах показателям, т. е. комментируются только существенные показатели.

Заключительный бюджетный контроль осуществляется либо сразу по завершении деятельности, для которой определяется бюджет, либо по истечении заранее определенного периода времени. В том и другом случае контроль осуществляется путем сопоставления фактических результатов и бюджетных показателей. Последующий бюджетный контроль не обладает оперативным корректирующим действием, но выполняет другие задачи:

  • способствует получению целостной информации, на основе которой корректируются будущие бюджеты с учетом экономических реалий прошлого;
  • позволяет производить более точный расчет фактических показателей бюджетов с учетом временных факторов, что, в свою очередь, дает возможность более объективно оценивать деятельность руководителей и центров ответственности.

В. П. Савчук различает четыре подхода к реализации системы контроля бюджета предприятия, представленные в табл. 2.

Таблица 2

Виды последующего бюджетного контроля[1]

№ п/п

Вид последующего контроля

Суть подхода

Действия по результатам выявленных отклонений

Простой анализ отклонений 

Контроль осуществляется путем сопоставления бюджетных показателей и их фактических значений.

Если отклонение носит существенный характер, то финансовый менеджер принимает решение о необходимости вносить соответствующие коррективы в бюджет последующего периода.

Анализ отклонений, ориентированный на последующие управленческие решения

Контроль осуществляется путем детального факторного анализа влияния различных отклонений параметров бизнеса на денежный поток, выявлении каждого фактора, влияющего на величину денежного потока, и определение суммарного отклонения.

Так же, как и в первом случае, на основе полученных результатов могут быть проведены корректировки бюджета на основе новых управленческих решений. Кроме этого, если отклонения велики, необходимо усилить контроль выполнения текущих заказов потребителей, улучшить систему прогнозирования объемов продаж, проводить более сдержанную политику ценовых скидок и т.д.

Анализ отклонений в условиях неопределенности 

Все параметры бизнеса (цены, объемы, расходные коэффициенты и т.д.) признаются неопределенными значениями и задаются в виде интервалов неопределенности.

Если фактическое значение результирующего параметра попало в интервал неопределенности, то выполнение бюджета считается успешным. В противном случае проводят дополнительный анализ, направленный на уменьшение неопределенности параметров бизнеса, что ведет к принятию соответствующих управленческих решений.

Стратегический подход к анализу отклонений 

Данный подход устанавливает отправную точку процедуры контроля бюджета. Процедура контроля выбирается исходя из стратегии организации в 2-х направлениях:

1) ориентиры на расширение, поддержание достигнутого уровня и использование достижений,

2) стратегическое позиционирование поддержания конкурентных преимуществ (низкие затраты и дифференциация продукции).

Причина отклонений требует тщательного изучения вплоть до копейки. Под нужды данного вида контроля, как правило, адаптируют методику анализа отклонений, ориентированных на последующие управленческие решения.

Очевидно, что все эти направления выступают разновидностями последующего бюджетного контроля и отлично дополнят точку зрения К. Б. Ивашкевича.

Организационной формой результатов последующего контроля в коммерческих организациях являются отчеты по исполнению бюджета, которые сводят воедино информацию по планированию и фактическому выполнению бюджетных показателей. В таких отчетах отражается три вида информации: о фактических результатах, о планируемых показателях и данные об отклонениях между фактическими и бюджетными показателями с пояснениями.

Кроме того, в отчетность об исполнении бюджетов могут включаться дополнительные показатели о количестве работающих и числе отработанных человеко-часов, степени загрузки производственных мощностей, изменениях в структуре и способах продаж, их объемах и т. д. Данные в отчетах выражаются в стоимостных и натуральных измерителях, в относительных величинах.

Таким образом, контроль выполнения бюджетов и составленная по его итогам отчетность играют роль сигнальной системы, обеспечивающей аппарат управления информацией об исполнении бюджета. Поэтому отчетность должна соответствовать международным критериям качества и быть понятной, позволять более эффективно реализовывать принципы управления по отклонениям. Особое внимание при этом стоит уделить факторам, оказывающим наибольшее влияние на достижение целей организации в целом и каждого центра финансовой ответственности в частности. Кроме того, система контроля способна оказать мотивирующее воздействие на персонал в части исполнения бюджетов путем разработки системы премирования за достижение планового результата.

Список литературы

  1. Ивашкевич В. Б. Бухгалтерский управленческий учет : учебник. 3-е изд., перераб. и доп. М. : Магистр, ИНФРА-М, 2015. 576 с.
  2. Савчук В. П. Финансовое планирование и разработка бюджета предприятия [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.cfin.ru/management/budgeting/index.shtml.
  3. Ермакова О. А. Технология бюджетирования, как инструмент системы управленческого учета // Материалы II Международной научно-практической конференции «Совершенствование бухгалтерского учета, анализа, аудита, статистики и налогообложения в условиях развития устойчивой экономики», Ростов-н/Д, 2013. С. 72-75.

 

Материал поступил в редакцию 22.01.2018
© Богатая О. А., 2018


[1] Составлено на основе [2].