Информационные системы и технологии в управлении предприятием

Аннотация: статья содержит анализ эффективности использования информационных технологий в деятельности предприятия и обзор необходимости автоматизации управления документооборотом.

Введение. В современных условиях ведения бизнеса информационные технологии являются неотъемлемой частью функционирования и управления предприятием любой формы собственности. На основании грамотного проектирования информационной системы, целесообразно внедрение качественных информационных технологий с целью повышения эффективности управления деятельностью организации.

Применение информационных технологий дает возможность своевременно принимать рациональные решения по ведению бизнеса предприятия.

С каждым годом увеличивается потребность в высококвалифицированных специалистах экономического направления с углубленным знанием информационных технологий, что и обуславливает актуальность темы исследования.

Основная часть. Большинство литературных источников под «информационными ресурсами» трактуют следующее: электронные ресурсы, информация, совокупность документов, знания, зафиксированные на материальных носителях [1, с. 116].

Носителем информации в современных условиях выступают документы. Актуальная информация о деятельности предприятия содержится в отчетных формах, приказах, распоряжениях, указаниях, платежных поручениях, расчетно-платежных ведомостях, накладных, чеках, выписках банка, приходных и расходных кассовых ордерах.

Сбор, формирование первичного документа в момент отражения хозяйственной операции, хранение и накопление такой информации осуществляется с помощью компьютерной техники. Для обработки управленческой информации применяют текстовые процессоры (обработка текстовой информации), табличные процессоры (обработка табличной информации), графические процессоры (обработка графической информации), СУБД (обработка документальной и фактографической информации).

Использование в управлении информационных технологий должно обладать высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы. Это является непременным условием повышения эффективности управленческого труда.

Информационная технология управления направлена на создание следующих отчетов:

1. Регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например, месячный анализ продаж компании.
2. Специальные отчеты создаются по запросам руководителя или по незапланированным ситуациям.

Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. В первую очередь это касается создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество.

Информационная технология автоматизированного офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи информации [2, с. 54].

Офисные автоматизированные технологии используются управленцами, специалистами и секретарями, особенно они полезны для коллективного решения проблем. Они позволяют повысить производительность труда работников и дают им возможность справляться с возрастающим объемом работ. Однако, это преимущество является второстепенным по сравнению с возможностью использования автоматизации офиса в качестве инструмента для решения проблем.

Качественная организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого времени.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов.

Проанализируем программно-аппаратные комплексы, с помощью которых осуществляется автоматизация управленческой деятельности. Электронный офис – программно-аппаратный комплекс, предназначенный для обработки документов и автоматизации работы пользователей в системах управления.

В состав электронного офиса входят следующие аппаратные средства: одна или несколько ЭВМ, возможно, объединенные в сеть; печатающие устройства; средства копирования документов; модем. Дополнительно в состав аппаратных средств могут входить сканеры, используемые для автоматического ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов; стримеры, предназначенные для создания архивов на мини-кассетах на магнитной ленте; проекционное оборудование для проведения презентаций.

Основными программными продуктами, входящими в офис, являются: текстовый редактор, электронная таблица, система управления базами данных.

В состав программного обеспечения офиса могут также входить: программа анализа и составления расписаний, программа презентации, графический редактор, программа обслуживания факс-модема, программы перевода [3, с. 118].

Обязательным компонентом любой технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на оперативном уровне управления. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных.

Полученная из баз данных информация может быть использована и в некомпьютерных технических средствах для передачи, тиражирования и хранения. Для организации офисной деятельности используют электронную почту, телеконференции и компьютерные конференции, технологию видеотекста, технологии хранения изображений, аудио и видеоконференции, факсимильную связь.

Развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. Необходимость в автоматизации управления документооборотом разные организации сегодня видят по-разному: одни – в повышении эффективности организационно-распорядительного документооборота, другие – в повышении эффективности работы функциональных специалистов, создающих документы и использующих их в повседневной работе, и лишь немногие уделяют внимание обоим аспектам.

Новые информационные технологии распространяются на все аспекты бизнеса, обеспечивая клиринговые операции, торговые и маркетинговые операции, управление наличными средствами, кредитные и депозитные операции, операции с валютой, использование электронных денег и банкоматов, банковские операции по телефону, использование электронной почты и канцелярии, фондовый рынок и операции с ценными бумагами, анализ инвестиций и финансового рынка, автоматизация расчетов в торговых учреждениях с использованием пластиковых карточек, международные межбанковские телекоммуникационные системы [4, с. 5].

Вывод. Информационные системы и технологии в управлении предприятием – это комплекс действий над информацией с помощью компьютеров и другой техники с целью получения положительного оптимального результата. В экономике и в финансовой сфере информационные технологии необходимы для эффективной обработки, сортирования и выборки данных, для осуществления процесса взаимодействия человека и вычислительной техники, для удовлетворения потребностей в информации, для осуществления оперативных связей и многого другого.

Также, информационные технологии помогают принимать экономически важные решения и принимают непосредственное участие в процессе эффективного управления деятельностью. Современные модели информационных технологий позволяют просчитать и спрогнозировать экономически важный результат и на его основе принять верное управленческое решение.

Список литературы

1. Абросимова М. А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: Учебное пособие. – М. : КноРус, 2013. – 248 c.
2. Балдин К. В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования. – М. : ИЦ Академия, 2012. – 288 c.
3. Брускова И., Чертовская В. Информационные системы и технологии в экономике. – М.: Финансы и статистика, 2012. – 352 с.
4. Харина Е. В., Гайдарь Е. В. Проблемы и перспективы внедрения информационных систем и технологий на предприятии // Научный альманах. 2016. ‑ № 3-1 (17). ‑ С. 310‑315.

Материал поступил в редакцию 12.11.2016
© Гайдарь Е. В., Боровец И. Е., 2016