Совершенствование документационного обеспечения управления предприятием

Аннотация: в данной статье рассмотрено документационное обеспечение управления, проанализированы  проблемы внедрения систем электронного документооборота и предложены способы его совершенствования.

Введение. В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность организации.

Основная часть. Совершенствованию документационного обеспечения управления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. В этом и заключается актуальность работы. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается качественное движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование [1, с. 11].

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Рассмотрим программные продукты, вовлеченные в трудовой процесс современных организаций. Это система «Дело» и система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Преимущества системы «Дело»: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий [2, с. 86].

Электронные офисные системы. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций: ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел; подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Применяется система для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: автоматизация централизованной службы ДОУ; автоматизация служб ДОУ структурных подразделений; автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях; автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow». Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота [3, с. 241].

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов организации, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

В современной крупной организации системы электронного документооборота являются одним из самых важных элементов IT-инфраструктуры.

Система электронного документооборота (СЭД) — это автоматизированная многопользовательская система, позволяющая  организовать работу с электронными документами. Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в предприятии: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и другие [4].

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Он позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность организации, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе – функцииональную деятельность предприятия, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, определить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота [5].

Электронные офисные системы — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Круг задач электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций: ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел; подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: автоматизация централизованной службы ДОУ; автоматизация служб ДОУ структурных подразделений; автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях; автоматизация централизованного архива.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информационно–поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Вывод. В век информационных технологий переход делопроизводства на электронные программные системы приобретает все большую актуальность. Системы электронного документооборота работают на новых принципах. Они помогают сформировать электронную базу документов на любом предприятии или в организации, так как наличие бумажных архивов документов уже устарело.

Электронный документооборот позволяет создавать документы любых форматов (текстовые, статистические, видео- и аудиоматериалы и так далее), облегчают их сохранность и работу с ними. Создание электронной базы способствует оптимизации работы сотрудников и повышает качество выполняемой работы.

В результате исследования документационного обеспечения управления были изучены основные программные продукты, используемые в современных организациях, а также предложены методы его совершенствования. 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 

1. Гайдарь, Е. В., Боровец И. Е. Информационные системы и технологии в управлении предприятием // Наука без границ. – 2016. – № 4 (4). – С. 10–13.
2. Гайдарь Е. В. Управление финансовым предприятием в условиях экономических реформ // Научный альманах. – 2015. – № 10 1(12). – С. 85–88.
3. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение : учеб. пособие. – Киев : «Знания», 2008. – 460 с.
4. Система «Дело». Описание [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.eos.com.ua/eos/ru/products/delo/ (дата обращения: 08.12.2016). 
5. Система «Optima–Workflow» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://optima–workflow.ru/ (дата обращения: 08.12.2016). 

Материал поступил в редакцию 10.12.2016
© Гайдарь Е. В., Боровец И. Е., Кирпичникова А. И., 2016